La sensazione di smarrimento è un fenomeno abbastanza diffuso tra i professionisti. Quando si deve ripensare in continuazione al da farsi, dato il costante mutamento che caratterizza oggi la natura del lavoro, è molto semplice che si perda la strada. Ti è mai capitato di restare impantanato per mezz’ora su una email inattesa, e poi domandarti cosa è accaduto e cosa dovrai fare di tutte le cose che avevi “schedulato”, ma la cui priorità è cambiata? La perdita di controllo e di prospettiva è il prezzo inevitabile che dobbiamo pagare per essere produttivi, ma anche per essere creativi. E se ti stai chiedendo se anche il tuo è un lavoro creativo, sappi che, a meno che tu non debba seguire una procedura standard ogni giorno – e in questo caso possiamo salutarci adesso – lo è. Il segreto non è impedire che queste situazioni si verifichino, ma abbreviare la durata di quello stato di incertezza e di smarrimento davanti all’imprevisto.
Fare le cose bene = lavorare
Questa tipologia di attività in rapido cambiamento non riguarda solo i tradizionali ambienti di ufficio. Nell’idea di “fare le cose bene” è insito un concetto di lavoro che si può leggere estensivamente. Che cosa accadrebbe se considerassimo “lavoro” tutto ciò che facciamo, anziché restringere il significato di questo termine alle attività che svolgiamo in cambio di denaro o a quello che ci costa fatica? David Allen considera “lavoro”, tutto ciò che “vogliamo fare e non è stato ancora fatto”, arrivando a includervi anche l’ambito familiare o relazionale. La sfida che dobbiamo affrontare è arrivare in quella condizione psicologica in cui possiamo essere ragionevolmente sicuri che ciò che stiamo facendo in un determinato momento sia ciò che pensiamo di dover fare.
Sempre più raramente, però, la nostra vita e il nostro lavoro ci dicono esattamente che cosa si deve fare, e quando. Ci sono delle situazioni in cui la natura della nostra occupazione o la situazione rendono immediatamente evidente qual è il compito da svolgere. Chi viene assunto per azionare una macchina e seguire una serie di procedure predefinite, deve solo seguire le istruzioni. E se una serie di documenti vanno fotocopiati per una riunione, il compito da svolgere è chiarissimo. Ma nel mondo del lavoro odierno queste scelte scontate sono sempre meno frequenti. E a fare la differenza, nonché a posizionarci, sono i mestieri nei quali l’apporto creativo e decisionale è dato proprio dalla capacità di leggere e interpretare diverse situazioni a nostro vantaggio.
Il compito più difficile è proprio stabilire qual è il tuo lavoro
Come suggeriva circa vent’anni fa Peter Drucker, economista e saggista austriaco, “il compito piú difficile è proprio stabilire qual è il vostro lavoro”. Tenere conto di tutto ciò che andrebbe considerato nell’ambito del lavoro è già un lavoro di per sé; creare e mantenere un contesto di sufficiente chiarezza all’interno del quale operare quelle scelte è altrettanto difficile. I due ingredienti principali per fare le cose sono il controllo e la prospettiva: si tratta di due dinamiche strettamente connesse, ma sviluppare l’una e l’altra comporta approcci diversi.
Il controllo è necessario per restare focalizzati, ma anche il controllo ha bisogno di prospettiva, altrimenti è “gestione” che vuol dire giocare in difesa, accontentarsi, non esporsi a nuovi stimoli. Se questo fosse un volume dedicato alla gestione e non al miglioramento della quotidianità professionale e personale attraverso una metodologia, staremmo perdendo del tempo. L’essere always on ci porta a fare alcune considerazioni: nell’epoca pre-mobile, ogni mezzo di comunicazione sottraeva tempo a un altro. Oggi il tempo si aggiunge. Lo smartphone è sempre presente durante la giornata di lavoro: sempre più spesso ci troviamo nella situazione di consultare il monitor per alcune questioni e lo schermo dello smartphone per altre. La stessa osservazione vale per la visione televisiva e per quella cinematografica, per non parlare dell’esperienza radiofonica o di lettura. L’interrogativo su quale sia davvero il primo schermo sorge spontaneo.
Se il mezzo televisivo, e non solo nei tempi morti (basti vedere il numero di tweet e post su Facebook generati nell’ultima edizione di Sanremo), è supportato dal dispositivo mobile che ne rilancia la potenza comunicativa, è evidente che la separazione tra lavoro e vita privata è sempre più labile, anche in virtù di questa dicotomia. C’è anche un fattore antropologico: il PC non era portato in bagno, non si addormentava con noi, non gli compravamo cover colorate. Secondo Gianluca Diegoli e Marco Brambilla, autori di Mobile Marketing, oggi le persone trovano meno fastidioso scordare a casa il portafoglio che lo smartphone.
Questa fase viene chiamata Intimate Computing, per contrapporla al Personal Computing che già aveva condotto a un rapporto meno distaccato con la tecnologia, ma mai così personale. L’Intimate Computing segna la definitiva scomparsa tra mondo digitale e mondo fisico: il device è più reale, più influente, più presente nella nostra vita. I dati di Google sull’uso di device sono impressionanti: il 68% delle persone indica come il controllo dello smartphone avvenga entro i 15 minuti dal risveglio6. L’87% dei millennials ha il telefono sempre accanto giorno e notte e il controllo delle notifiche avviene circa 150 volte al giorno.
L’ufficio sempre a portata di mano
In questo contesto è davvero complicato, se non impossibile separare la vita professionale da quella privata. E non è detto nemmeno che sia la scelta migliore da fare. Molte persone perdono occasioni potenzialmente produttive perché non sono pronte ad approfittare dei tempi utili che si creano durante gli spostamenti o quando sono fuori ufficio. L’insieme di un buon metodo di gestione, strumenti adeguati e sistemi interconnessi (casa e ufficio), nonché di una consapevolezza della potenzialità del mondo mobile può far sì che gli spostamenti diventino un’occasione molto produttiva per svolgere determinate attività.
Mentre la tecnologia continua a offrire alla maggior parte di noi dispositivi mobili piú potenti e un accesso veloce alla rete, aumentano anche le possibilità di organizzare la propria vita. Il problema però è gestire il caos causato dalle tante opzioni disponibili su tali device. Vi è mai capitato di dover dire a qualcuno, “Ti mando questo file appena torno in ufficio, ce l’ho sul PC”? Lo sapete vero, che il desktop del PC potreste vederlo anche dal vostro smartphone e decidere così di mandare avanti alcune procedure che viceversa verrebbero fermate dando, tra l’altro, ad altre persone la scusa per temporeggiare?
Se non si ricorre a una metodologia capace di intercettare, chiarire e organizzare le informazioni, con applicazioni e strumenti adeguati per far fronte a ogni necessità con prontezza, l’accesso mobile alla rete sarà sottoutilizzato o diventerà a sua volta una fonte di distrazione improduttiva e stress. Si può lavorare ovunque, avendo un sistema chiaro e compatto, e se sappiamo come elaborare le nostre attività in modo rapido anche fuori sede. È possibile avere una quantità enorme di cose da fare e malgrado ciò continuare a essere produttivi, mantenendo una sensazione di controllo e lucidità mentale. È un modo magnifico per vivere e lavorare con un alto grado di efficienza ed efficacia, ed è anche la maniera migliore per essere sempre presenti, conservando il coinvolgimento appropriato in ogni situazione. È una questione di focus, di qui e ora.
Padroni anziché schiavi
Il mobile deve aiutare le persone a sentirsi padroni, anziché schiavi, del proprio lavoro. Ci vogliono pratica e buon senso, nonché la capacità di modificare abitudini radicate. Perché tutti, o quasi, abbiamo accesso agli stessi strumenti, ma non tutti li sfruttiamo? Perché continuiamo a rimandare il back-up di certi dati che potrebbero sincronizzare il nostro PC con lo smartphone? E perché, soprattutto, continuiamo a ignorare che una migliore organizzazione lavorativa potrebbe darci benefici anche nella vita privata, ammesso che questa separazione abbia ancora un senso? Tutte le persone che incontro sostengono di avere troppe cose da fare e non abbastanza tempo per portarle a termine tutte. La natura del nostro lavoro è cambiata molto più radicalmente e in fretta che non la nostra preparazione e la capacità di gestirlo. Gran parte dei nostri progetti non ha confini così ben delimitati. Ma a quante informazioni abbiamo accesso per perfezionare questi progetti? La risposta è molto semplice: infinite.
Viviamo un’epoca in cui non solo è tutto a portata di Google, ma è anche possibile acquistare libri in tempo reale (per esempio da Amazon), sfogliarli un minuto dopo, entrare in contatto con chi li ha scritti attraverso Twitter e condividerli con i nostri colleghi. La mancanza di confini delineati ha generato più lavoro per tutti, non solo più stress. Molti obiettivi aziendali richiedono comunicazione intersettoriale, cooperazione e impegno, anche su diversi fronti e in luoghi diversi. Si può lavorare contemporaneamente con gente che vive in Canada, negli Stati Uniti e in Sudamerica. I confini indefiniti dei progetti, e del lavoro in generale, rappresentano una sfida impegnativa: non possiamo mai essere davvero preparati per ciò che è del tutto nuovo, ma dobbiamo adattarci ed essere pronti a rispondere al cambiamento.
La maggior parte delle persone vive una condizione di semi-stress così costante da non sapere che le cose potrebbero essere diverse, e che esiste un altro punto, più positivo, da cui partire per affrontare il proprio lavoro. La maggior parte degli stress deriva da impegni gestiti in modo non adeguato e da strumenti scelti senza una reale cognizione di causa. Ci troviamo tra le mani un oggetto tecnologico – lo smartphone – che può complicarci la vita per sempre, costringendoci a correre come criceti in una ruota, o può risolvercela, a patto che il nostro atteggiamento non sia passivo, ma attivo, nei confronti del device. A patto che la resilienza diventi qualcosa di più dell’anti-fragilità di cui parlano gli esperti. A noi la scelta.
